آموزش پر کردن پروفرما

پر کردن پروفرما اینویس یکی از مهم‌ترین مراحل در فرآیندهای تجاری بین‌المللی است که توسط فروشنده انجام می‌شود. پروفرما به‌عنوان یک پیش‌فاکتور رسمی، اطلاعات دقیق و کاملی از کالا را ارائه می‌دهد. این سند نه‌تنها برای خریدار و فروشنده اهمیت زیادی دارد، بلکه در امور گمرکی نیز نقش کلیدی ایفا می‌کند. تکمیل صحیح و دقیق پروفرما می‌تواند از بروز مشکلاتی مانند تأخیر در ترخیص کالا، اشتباهات در اسناد گمرکی، و اختلافات مالی جلوگیری کند. از همین رو، آشنایی با نحوه تکمیل پروفرما برای بازرگانان و فعالان حوزه واردات و صادرات امری ضروری است. در این مقاله، نحوه پر کردن پروفرما اینویس را آموزش می‌دهیم و همچنین بهترین روش‌ها برای تنظیم یک پروفرمای حرفه‌ای را ارائه خواهیم داد.

نحوه پر کردن پروفرما

جهت دریافت مشاوره رایگان در روند فعالیت خود می‌توانید از فرم زیر با کارشناسان ما در ارتباط باشید .

آموزش پرکردن پروفرما

پرفرما شامل چندین بخش است که هر یک در ادامه شرح داده شده و آموزش پر کردن اطلاعات درخواستی نیز عنوان خواهد شد:

اطلاعات پایه پروفرما

  • Performa date: تاریخ صدور پرفرما را به صورت YYYY-MM-DD وارد کنید. برای مثال ۲۰۲۵-۰۶-۴۱
  • Performa number: شماره پرفرما شماره ای یکتا است که با توجه به سیستم داخلی شما تعیین میگردد.
  • Validity date of: تاریخ اعتبار و درواقع تاریخی که پروفرما تا آن زمان اعتبار دارد. این تاریخ در حالت معمول ۶ ماه است.
  • PLACE AND DATE OF ISSUE(YYYY-MM-DD: محل (شهر و کشور) و تاریخی که پروفرما در آن ثبت شده است.

اطلاعات فروشنده و خریدار

  • Seller(name, address): اطلاعات فروشنده شامل نام و آدرس در این بخش نوشته می‌شود.
  • Buyer’s Commercial Card No: شماره کارت بازرگانی خریدار که نشان دهنده قانونی بودن واردات است.
  • Country of beneficiary: کشوری که دریافت کننده اصلی کالا است.
  • Country of origin: کشور مبدا یا کشوری که کالا در این تولید شده است.
  • Place of destination: کشور مقصد یا کشوری که کالا در نهایت به آنجا ارسال می‌شود.

اطلاعات مربوط به حمل و نقل و تحویل کالا

  • Freight forwarder (name, address):  اطلاعات کامل شرکتی که حمل و نقل کالا را بر عهده دارد.
  • Terms of delivery: یکی از ترم های اینکوترمز FOB، CIF، EXW، DDP که تعیین کننده وظایف و مسئولیت های خریدار و فروشنده کالا است.
  • relevant location:محل دقیق تحویل کالا به فروشنده که بر اساس اینکوترمز تعیین شده است.
  • Terms of payment: شرایط پرداخت مثل پیش‌پرداخت (Advance Payment)، اعتبار اسنادی (L/C)، پرداخت نقدی (Cash) یا اعتباری (Credit).
  • Transaction currency: ارزی که معامله بر اساس ان انجام میشود. مانند EUR، USD یا CNY.
  • Transport mode and means:  روش حمل و  نقل مانند زمینی، دریایی، هوایی یا ریلی.
  • Port/airport of loading: نام بندر یا فرودگاهی که کالا از آنجا ارسال می‌شود.
  • Port/airport of discharge: بندر یا فرودگاهی در مقصد که کالا در آنجا تخلیه خواهد شد.
  • Final delivery place: محل تحویل نهایی کالا به خریدار.

اطلاعات کالا و بسته بندی

  • Shipping Marks:  اطلاعات یا علائم درج‌شده روی بسته‌بندی برای شناسایی راحت محموله
  •  Transport Unit:  وسیله‌ای که کالا در آن حمل می‌شود (کانتینر، پالت و غیره)
  • ID: شناسه اختصاصی بسته، کانتینر یا اسناد حمل‌ونقل که برای رهگیری محموله است.
  • No, and Kind of standard: شماره و نوع استاندارد بین المللی یا داخلی کالا (درصورت نیاز)
  • Item description: شرح کالا یا توضیح کامل در مورد کالا، شامل نوع، مدل، جنس و سایر مشخصات فنی
  • HS CODE: کد تعرفه کالا که برای شناسایی کالا در سیستم های بین المللی استفاده می‌شود.
  • Total gross wt(kg): وزن ناخالص کل یا همان وزن کالا همراه بسته بندی در این بخش ثبت می‌گردد.
  • Total net wt(kg): وزن خالص کل کالا بر حسب کیلو گرم بدون احتساب بسته بندی.
  • G.W KG: وزن ناخالص کالا (همراه با بسته بندی) بر حسب کیلوگرم
  • N.W KG: وزن خالص کالا (بدون بسته بندی) بر حسب کیلوگرم
  • QTY:  تعداد یا مقدار کالا
  • Total cube (m3): حجم کل محموله بر حسب متر مکعب.

هزینه ها

  • Unit price: قیمت واحد کالا بر حسب ارز معاملاتی انتخابی.
  • Amount: قیمت کل کالا برای هر آیتم (حاصل ضرب قیمت واحد در تعداد)
  • Sub Total Amount: جمع کل هزینه تمام اقلام قبل از اعمال مالیات یا سایر هزینه های اضافی است
  • Discount: میزان یا درصد تخفیف ارائه شده در صورت وجود.
  • FREIGHT CHARGES: هزینه حمل و نقل کالا
  • OTHER CHARGES: شامل هزینه های اضافی مرتبط با حمل و نقل و بیمه

امضا

  • NAME OF SIGNATORY: نام کامل شخصی که پروفرما را امضا می‌کند (معمولاً مدیر یا نماینده قانونی شرکت).
  • SEAL AND SIGNATUR: مهر رسمی شرکت همراه با امضای شخص مجاز.

پروفرما

نکات پر کردن پروفرما

توجه به نکات زیر هنگام پر کردن پرفرما الزامی است:

۱-پروفرما حتما باید روی سربرگ شرکت پرینت گرفته شود.

۲-در صورت گشایش اعتبار اسنادی یا براتی نزد بانک، تکمیل تاریخ اعتبار پروفرما الزامی است.

۳-در ترم‌های FOB، FAS، EXW نیازی به تکمیل اطلاعات حمل نیست، اما در ترم‌های CFR، CIF، CPT، CIP، DAP، DPU، DDP باید جزئیات حمل مانند وسیله حمل، محل بارگیری، محل تخلیه، مقصد نهایی و کرایه حمل درج شود.

۴-در صورت مشمول بودن کالا به استانداردهای اجباری، درج نوع و شماره استاندارد مطابق جدول استانداردهای مورد تأیید موسسه استاندارد در پروفرما الزامی است.

۵-تکمیل وزن خالص هر ردیف کالایی و وزن خالص کل برای تمامی خریدهای خارجی الزامی است.

۶-سایر اطلاعات ضروری مانند شرایط پروفرما، مدت پرداخت، سال ساخت، مستعمل بودن کالا و جزئیات مدل کالا باید در قسمت ملاحظات (Note) درج شود.

پس از تکمیل پروفرما، برای اطمینان از صحت اطلاعات وارد شده و جلوگیری از بروز هرگونه خطا در مراحل بعدی، توصیه می‌شود که حتماً از کارشناسان باتجربه در حوزه بازرگانی مشورت کنید. شرکت راهکار تجارت پایا با سال‌ها تجربه در امور واردات و صادرات کالا می‌تواند شما را در بررسی دقیق پروفرما، شناسایی نکات حساس و رفع ایرادات احتمالی یاری دهد. مشاوره با تیم متخصص راهکار تجارت، ریسک‌های احتمالی در فرآیندهای گمرکی و مالی را به حداقل می‌رساند و به شما اطمینان می‌دهد که تمامی جزئیات پروفرما مطابق با استانداردهای بین‌المللی تنظیم شده است.

جمع‌بندی

تکمیل صحیح پروفرما اینویس یکی از مهم‌ترین مراحل در فرآیندهای تجارت بین‌المللی است که نقش کلیدی در کاهش ریسک‌های مالی، تسهیل امور گمرکی و اطمینان از صحت توافقات بین خریدار و فروشنده دارد. در این مقاله، تمامی بخش‌های مهم پروفرما از جمله اطلاعات پایه، مشخصات فروشنده و خریدار، جزئیات حمل‌ونقل، مشخصات کالا، و هزینه‌های مرتبط را بررسی کردیم و نحوه تکمیل اطلاعات درخواستی را نیز آموزش دادیم.

توجه داشته باشید که توجه به جزئیات کوچک در پروفرما می‌تواند از بروز اشتباهات بزرگ جلوگیری کند و روند واردات یا صادرات شما را تسهیل بخشد. درصورتی که در هر یک از مراحل تکمیل پروفرما نیاز به راهنمایی داشتید، می‌توانید از مشاوران متخصص در این حوزه کمک بگیرید تا از صحت و کارایی این سند مهم اطمینان حاصل کنید.

جهت دریافت مشاوره رایگان در روند فعالیت خود می‌توانید از فرم زیر با کارشناسان ما در ارتباط باشید .

Picture of محمود زارعی
محمود زارعی

به بسیاری از واردکنندگان، تولید کنندگان و صادرکنندگان خدمات رسانی کرده ام. در این وبسایت تجربیات 20 ساله من در حوزه ترخیص کاری و گمرک در اختیار شما قرار می‌گیرد تا در واردات، صادرات و ترخیص کالا با چالش مواجه نشوید. سعی شده در تمامی مطالب سایت حداکثر نکات اشاره شود، ولی اگر نکته ای برای شما سوال است، حتما در قسمت کامنت ها بپرسید، در اولین فرصت به آن پاسخ خواهم داد.

شماره تماس

021-28111121